Каковы сроки хранения внутренней вх/исх документации организации?

1 2020-01-14 03:53:43

Ответов: 2

Для начала попробуем разобраться с определениями.

Как правило, значение "внутренняя" не соответствует значению входящая/исходящая.

Термин Вх/исх документация подозревает переписку с "внешними" организациями(партнерами). Внутренними документами называют документы, которые издаются для ведения работ в данной организации, и как правило не выходят за ее стены. К таким документам относятся приказы, распоряжения, разного рода служебные записки и т.д.

Вх/исч документацию составляют, главным образом письма, а также жалобы, в зависимости от профиля деятельности учреждения.

Каждый входящий документ должен быть зарегистрирован(получить свой входящий номер) и направлен на рассмотрение специалисту. Это действие выполняет канцелярия.

Специалист рассматривает документ и подготавливает ответ - исходящий документ. Далее специалист в зависимости от темы документа выбирает по "номенклатуре дел" (перечень всех дел организации) №дела, в котором будет хранится входящий документ совместно с копией исходящего на него ответа.

В Номенклатуре дел все дела пронумерованы и указаны сроки их хранения.

Сроки хранения дела назначаются при составлении Номенклатуры дел(эти занимается специальная комиссия) и должны соотносится с общепринятым Российским стандартом.

Таким образом срок хранения зависит от темы документа, но не от его принадлежности к вх/исх.

Например, малозначительные дела по переписке могут хранится не более 3-х лет, документы, затрагивающие долговременные проекты, могут хранится и 20лет. Имеются документы с постоянным сроком хранения(обычно внутренние учредительные документы), которые также требуется сдавать в общегородской архив.

Сроки хранения любой документации в любой организации прописаны в номенклатуре дел. Чаще всего входящая и исходящая документация (обычные письма, не несущие за собой особых последствий) хранится три года. Но также бывает, что входящий/исходящий документ подшивается в дело, которое должно будет храниться 75 лет (или иной срок, но гораздо дольше трех лет).